TRUCCHI E SUGGERIMENTI

Trucchi utili per sfruttare a pieno gli strumenti G Suite

In questa pagina scoprirai alcuni trucchi per lavorare meglio e in modo agile su Gmail e Calendar

Impostare risposte predefinite

Come attivare le risposte predefinite Gmail

All'interno della propria email, clicca sull'icona a forma di ingranaggio e scegliere la voce "Impostazioni": nella finestra che si carica clicca su Avanzate (una delle ultime voci della barra dei menu) e scorri la lista sino a trovare la voce "Risposte predefinite". A questo punto sarà sufficiente selezionare l'opzione "Attiva" e salvare le nuove impostazioni.

Come creare template Gmail per rispondere velocemente alle email

Una volta attivato l'impostazione "Risposte predefinite" e aggiornata la casella di posta elettronica, si potrai iniziare a creare dei template Gmail da utilizzare quando e come si vuole. Crea un nuovo messaggio di posta elettronica cliccando sul pulsante "Scrivi"; nella finestra che compare clicca sull'icona a forma di triangolo rovesciato (nell'angolo in basso a destra), portarti con il cursore del mouse sulla voce "Risposte predefinite" e clicca su "Nuova risposta predefinita".

A questo punto sarà necessario dare un nome al template Gmail e cliccare su "Ok": potrai così iniziare a digitare il messaggio come se si trattasse di una normale email. Puoi decidere di riempire tutti i campi, incluso quello del destinatario, o lasciarli liberi: terminata questa parte, clicca nuovamente sull'icona a triangolo rovesciato, portarti sul menu "Risposte predefinite" e salva il template Gmail appena creato.

Impostare orari di lavoro e disponibilita' su calendar

Attivare l'orario di lavoro

Quando imposti l'orario di lavoro, chi prova a programmare riunioni con te al di fuori di tale orario verrà informato che non sei disponibile. Puoi attivare l'orario di lavoro solo da computer, non dall'app Google Calendar.

  1. Apri Google Calendar sul computer.
  2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
  3. A sinistra, nella sezione "Generali", fai clic su Orario di lavoro.
  4. Nella sezione "Orario di lavoro", seleziona Abilita orario di lavoro.
  5. Seleziona i giorni in cui lavori e imposta gli orari in cui sei disponibile.

Nota: Calendar potrebbe suggerirti un orario di lavoro basato sul tuo fuso orario e sui modelli di lavoro consueti nel tuo paese o regione, nonché sui tuoi modelli di pianificazione e riunione. Puoi accettare, rifiutare o modificare questi suggerimenti.

Mostrare quando sei fuori sede

Quando imposti lo stato fuori sede, tutte le riunioni programmate per quel periodo di tempo verranno rifiutate automaticamente.

  1. Apri Google Calendar sul computer.
  2. Nella parte superiore del calendario, fai clic sulla prima data in cui non sarai disponibile.
  3. Fai clic su Fuori sede.
  4. Seleziona le date in cui sarai fuori sede.
  5. Aggiungi un orario e modifica il messaggio di rifiuto. (facoltativo)
  6. Fai clic su Salva.

Scorciatoie da tastiera in gmail

Le scorciatoie da tastiera ti aiutano a risparmiare tempo perché ti consentono di non staccare le mani dalla tastiera per utilizzare il mouse.

Per attivare o disattivare le scorciatoie che applicano la distinzione tra maiuscole e minuscole, fai clic su Impostazioni e scegli una delle opzioni accanto a Scorciatoie da tastiera.

Scorciatoia da tastiera

Definizione

Azione

c

Scrivi

Consente di scrivere un nuovo messaggio. + c consente di scrivere un messaggio in una nuova finestra.

/

Cerca

Posiziona il cursore nella casella di ricerca.

k

Passa a conversazione più recente

Apre o sposta il cursore su una conversazione più recente. Puoi premere per espandere una conversazione.

j

Passa a conversazione meno recente

Apre o sposta il cursore alla successiva conversazione meno recente. Puoi premere per espandere una conversazione.

n

Messaggio successivo

Sposta il cursore sul messaggio successivo. Puoi premere per espandere o comprimere un messaggio. Si applica solo in "Visualizzazione per conversazione".

p

Messaggio precedente

Sposta il cursore sul messaggio precedente. Puoi premere per espandere o comprimere un messaggio. Si applica solo in "Visualizzazione per conversazione".

o

Apri

Apre la conversazione. Inoltre, espande o comprime un messaggio in "Visualizzazione per conversazione".

u

Torna all'elenco delle conversazioni

Aggiorna la pagina e torna alla Posta in arrivo o all'elenco delle conversazioni.

e

Archivio

Archivia la conversazione da qualsiasi visualizzazione.

m

Disattiva audio

Archivia la conversazione: tutti i messaggi futuri non passeranno per la Posta in arrivo, a meno che non siano inviati direttamente a te o non abbiano te in Cc.

x

Seleziona conversazione

Controlla e seleziona automaticamente una conversazione in modo che tu possa archiviarla, applicarvi un'etichetta o scegliere dal menu a discesa un'azione da applicare alla conversazione.

s

Aggiungi un messaggio o una conversazione a Speciali

Aggiunge a o rimuove un messaggio o una conversazione da Speciali. La funzione Speciali consente di assegnare lo stato "Speciale" a un messaggio o a una conversazione.

!

Segnala come spam

Contrassegna un messaggio come spam e lo rimuove dall'elenco delle conversazioni.

r

Rispondi

Risponde al mittente del messaggio. + r consente di rispondere a un messaggio in una nuova finestra. Si applica solo in "Visualizzazione per conversazione".

a

Rispondi a tutti

Invia le risposte a tutti i destinatari del messaggio. +a consente di rispondere a tutti i destinatari del messaggio in una nuova finestra. Si applica solo in "Visualizzazione per conversazione".

f

Inoltra

Inoltra un messaggio. + f consente di inoltrare un messaggio in una nuova finestra. Si applica solo in "Visualizzazione per conversazione".

+ s

Salva bozza

Inoltra un messaggio. + f consente di inoltrare un messaggio in una nuova finestra. Si applica solo in "Visualizzazione per conversazione".

#

Elimina

Sposta la conversazione nel Cestino.

l

Etichetta

Apre il menu Etichette per etichettare una conversazione.

v

Vai a

Sposta la conversazione dalla Posta in arrivo a un'etichetta diversa, alla cartella Spam o nel Cestino.

+ i

Contrassegna come Letto

Contrassegna il messaggio come "Già letto" e passa al messaggio successivo.

+ u

Contrassegna come Da leggere

Contrassegna il messaggio come "Da leggere" per consentirti di riaprirlo in un secondo momento.

[

Archivia e precedente

Archivia la conversazione e passa alla precedente.

]

Archivia e successiva

Archivia la conversazione e passa alla successiva.

z

Annulla

Annulla l'azione precedente, se possibile. Funziona con le azioni che includono un link di annullamento.

+ n

Aggiorna la conversazione corrente

Aggiorna la conversazione corrente quando ci sono nuovi messaggi.

q

Sposta il cursore nella ricerca delle chat

Sposta il cursore direttamente nella casella di ricerca delle chat.

y

Rimuovi dalla visualizzazione corrente*

Rimuove automaticamente il messaggio o la conversazione dalla visualizzazione corrente.

  • Da "Posta in arrivo", "y" corrisponde ad Archivia
  • Da "Speciali", "y" corrisponde a Non aggiunto a Speciali
  • Da "Cestino", "y" corrisponde a Sposta in Posta in arrivo
  • Da qualsiasi etichetta, "y" corrisponde a Rimuovi etichetta

* La "y" non produce alcun effetto se ti trovi in "Spam", "Inviati" o "Tutti i messaggi".

.

Mostra altre azioni

Visualizza il menu a discesa "Altro".

?

Mostra la guida sulle scorciatoie da tastiera

Visualizza il menu della guida relativo alle scorciatoie da tastiera in qualsiasi pagina.

Combinazioni di tasti

Inoltre, per agevolare la consultazione e navigazione di Gmail puoi utilizzare le combinazioni di tasti consultabili al seguente link: Combinazione di tasti Gmail