TRUCCHI E SUGGERIMENTI
Trucchi utili per sfruttare a pieno gli strumenti G Suite
In questa pagina scoprirai alcuni trucchi per lavorare meglio e in modo agile su Gmail e Calendar
Impostare risposte predefinite
Come attivare le risposte predefinite Gmail
All'interno della propria email, clicca sull'icona a forma di ingranaggio e scegliere la voce "Impostazioni": nella finestra che si carica clicca su Avanzate (una delle ultime voci della barra dei menu) e scorri la lista sino a trovare la voce "Risposte predefinite". A questo punto sarà sufficiente selezionare l'opzione "Attiva" e salvare le nuove impostazioni.
Come creare template Gmail per rispondere velocemente alle email
Una volta attivato l'impostazione "Risposte predefinite" e aggiornata la casella di posta elettronica, si potrai iniziare a creare dei template Gmail da utilizzare quando e come si vuole. Crea un nuovo messaggio di posta elettronica cliccando sul pulsante "Scrivi"; nella finestra che compare clicca sull'icona a forma di triangolo rovesciato (nell'angolo in basso a destra), portarti con il cursore del mouse sulla voce "Risposte predefinite" e clicca su "Nuova risposta predefinita".
A questo punto sarà necessario dare un nome al template Gmail e cliccare su "Ok": potrai così iniziare a digitare il messaggio come se si trattasse di una normale email. Puoi decidere di riempire tutti i campi, incluso quello del destinatario, o lasciarli liberi: terminata questa parte, clicca nuovamente sull'icona a triangolo rovesciato, portarti sul menu "Risposte predefinite" e salva il template Gmail appena creato.
Impostare orari di lavoro e disponibilita' su calendar
Attivare l'orario di lavoro
Quando imposti l'orario di lavoro, chi prova a programmare riunioni con te al di fuori di tale orario verrà informato che non sei disponibile. Puoi attivare l'orario di lavoro solo da computer, non dall'app Google Calendar.
- Apri Google Calendar sul computer.
- In alto a destra, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
- A sinistra, nella sezione "Generali", fai clic su Orario di lavoro.
- Nella sezione "Orario di lavoro", seleziona Abilita orario di lavoro.
- Seleziona i giorni in cui lavori e imposta gli orari in cui sei disponibile.
Nota: Calendar potrebbe suggerirti un orario di lavoro basato sul tuo fuso orario e sui modelli di lavoro consueti nel tuo paese o regione, nonché sui tuoi modelli di pianificazione e riunione. Puoi accettare, rifiutare o modificare questi suggerimenti.
Mostrare quando sei fuori sede
Quando imposti lo stato fuori sede, tutte le riunioni programmate per quel periodo di tempo verranno rifiutate automaticamente.
- Apri Google Calendar sul computer.
- Nella parte superiore del calendario, fai clic sulla prima data in cui non sarai disponibile.
- Fai clic su Fuori sede.
- Seleziona le date in cui sarai fuori sede.
- Aggiungi un orario e modifica il messaggio di rifiuto. (facoltativo)
- Fai clic su Salva.
Scorciatoie da tastiera in gmail
Le scorciatoie da tastiera ti aiutano a risparmiare tempo perché ti consentono di non staccare le mani dalla tastiera per utilizzare il mouse.
Per attivare o disattivare le scorciatoie che applicano la distinzione tra maiuscole e minuscole, fai clic su Impostazioni e scegli una delle opzioni accanto a Scorciatoie da tastiera.
Scorciatoia da tastiera
Definizione
Azione
c
Scrivi
Consente di scrivere un nuovo messaggio. + c consente di scrivere un messaggio in una nuova finestra.
/
Cerca
Posiziona il cursore nella casella di ricerca.
k
Passa a conversazione più recente
Apre o sposta il cursore su una conversazione più recente. Puoi premere per espandere una conversazione.
j
Passa a conversazione meno recente
Apre o sposta il cursore alla successiva conversazione meno recente. Puoi premere per espandere una conversazione.
n
Messaggio successivo
Sposta il cursore sul messaggio successivo. Puoi premere per espandere o comprimere un messaggio. Si applica solo in "Visualizzazione per conversazione".
p
Messaggio precedente
Sposta il cursore sul messaggio precedente. Puoi premere per espandere o comprimere un messaggio. Si applica solo in "Visualizzazione per conversazione".
o
Apri
Apre la conversazione. Inoltre, espande o comprime un messaggio in "Visualizzazione per conversazione".
u
Torna all'elenco delle conversazioni
Aggiorna la pagina e torna alla Posta in arrivo o all'elenco delle conversazioni.
e
Archivio
Archivia la conversazione da qualsiasi visualizzazione.
m
Disattiva audio
Archivia la conversazione: tutti i messaggi futuri non passeranno per la Posta in arrivo, a meno che non siano inviati direttamente a te o non abbiano te in Cc.
x
Seleziona conversazione
Controlla e seleziona automaticamente una conversazione in modo che tu possa archiviarla, applicarvi un'etichetta o scegliere dal menu a discesa un'azione da applicare alla conversazione.
s
Aggiungi un messaggio o una conversazione a Speciali
Aggiunge a o rimuove un messaggio o una conversazione da Speciali. La funzione Speciali consente di assegnare lo stato "Speciale" a un messaggio o a una conversazione.
!
Segnala come spam
Contrassegna un messaggio come spam e lo rimuove dall'elenco delle conversazioni.
r
Rispondi
Risponde al mittente del messaggio. + r consente di rispondere a un messaggio in una nuova finestra. Si applica solo in "Visualizzazione per conversazione".
a
Rispondi a tutti
Invia le risposte a tutti i destinatari del messaggio. +a consente di rispondere a tutti i destinatari del messaggio in una nuova finestra. Si applica solo in "Visualizzazione per conversazione".
f
Inoltra
Inoltra un messaggio. + f consente di inoltrare un messaggio in una nuova finestra. Si applica solo in "Visualizzazione per conversazione".
+ s
Salva bozza
Inoltra un messaggio. + f consente di inoltrare un messaggio in una nuova finestra. Si applica solo in "Visualizzazione per conversazione".
#
Elimina
Sposta la conversazione nel Cestino.
l
Etichetta
Apre il menu Etichette per etichettare una conversazione.
v
Vai a
Sposta la conversazione dalla Posta in arrivo a un'etichetta diversa, alla cartella Spam o nel Cestino.
+ i
Contrassegna come Letto
Contrassegna il messaggio come "Già letto" e passa al messaggio successivo.
+ u
Contrassegna come Da leggere
Contrassegna il messaggio come "Da leggere" per consentirti di riaprirlo in un secondo momento.
[
Archivia e precedente
Archivia la conversazione e passa alla precedente.
]
Archivia e successiva
Archivia la conversazione e passa alla successiva.
z
Annulla
Annulla l'azione precedente, se possibile. Funziona con le azioni che includono un link di annullamento.
+ n
Aggiorna la conversazione corrente
Aggiorna la conversazione corrente quando ci sono nuovi messaggi.
q
Sposta il cursore nella ricerca delle chat
Sposta il cursore direttamente nella casella di ricerca delle chat.
y
Rimuovi dalla visualizzazione corrente*
Rimuove automaticamente il messaggio o la conversazione dalla visualizzazione corrente.
- Da "Posta in arrivo", "y" corrisponde ad Archivia
- Da "Speciali", "y" corrisponde a Non aggiunto a Speciali
- Da "Cestino", "y" corrisponde a Sposta in Posta in arrivo
- Da qualsiasi etichetta, "y" corrisponde a Rimuovi etichetta
* La "y" non produce alcun effetto se ti trovi in "Spam", "Inviati" o "Tutti i messaggi".
.
Mostra altre azioni
Visualizza il menu a discesa "Altro".
?
Mostra la guida sulle scorciatoie da tastiera
Visualizza il menu della guida relativo alle scorciatoie da tastiera in qualsiasi pagina.