DRIVE

1.1 - Caricare i file in Drive sul Web

Un sistema di archiviazione dei file in Drive consiste nel caricare una copia utilizzando il browser web:

1. Vai a Drive.
2. Fai clic su Nuovo, seleziona Caricamento di file o Caricamento cartella e scegli il file o la cartella da caricare.
3. Fai clic su Apri.

Oppure, se utilizzi la versione più recente di Chrome o Firefox^®, puoi semplicemente trascinare i file direttamente dal computer alla pagina Drive del browser.

Se carichi un file che ha lo stesso nome di un file esistente, Drive lo aggiunge come nuova versione anziché creare un duplicato. Per vedere la versione precedente del file, scegli Gestisci versioni.

Se viene visualizzato il messaggio Caricamento completato, i file sono stati caricati e sono disponibili per l'accesso in qualsiasi browser o dispositivo su cui è installato Drive.

1.2 - Archiviare i file utilizzando un client di sincronizzazione desktop

Se desideri aprire e utilizzare i file direttamente dal desktop e poi archiviarli in Drive, installa Google Drive per Mac/PC. Questo client di sincronizzazione desktop è comodo se devi archiviare una grande quantità di file, operazione che altrimenti richiederebbe molto tempo.

Se in un secondo tempo decidi di disinstallare il client, i file Drive non saranno interessati e resteranno disponibili per l'accesso da Drive sul Web.

Google Drive per Mac/PC è disponibile solo se l'amministratore lo ha attivato per l'organizzazione o il team.

Per utilizzare il client, devi installare Drive sul tuo computer. Verrà creata una cartella sul desktop denominata Google Drive. La cartella funziona come qualsiasi altra cartella del computer, tranne per il fatto che quando inserisci un file viene automaticamente sincronizzato sul Web e su tutti i dispositivi in cui è installato Drive.

Installa Drive sul tuo computer:

1. Vai alla pagina di download di Drive.
2. Fai clic su Scarica Drive e seleziona Mac e PC.
3. Fai clic su Accetta e installa.
4. Segui le istruzioni per installare Drive.

Sposta i file nella cartella Drive sul desktop:

Ora che hai installato Drive sul computer, puoi archiviare i file direttamente dal desktop.

1. Decidi quali sono i file che desideri archiviare in Drive.
2. Organizza i file in cartelle nel modo in cui devono apparire in Drive.
3. Sposta i file e le cartelle nella cartella Drive sul computer. Da questo momento i file esistono nella cartella Drive e vengono sincronizzati con gli altri dispositivi su cui è installato Drive.

Se la connessione a Internet si interrompe o devi scollegarti mentre è in corso una sincronizzazione, Google Drive per Mac/PC riprende la sincronizzazione dal momento dell'interruzione quando ritorni online.

1.3 - Caricare i file dallo smartphone o dal tablet

Puoi anche utilizzare l'app Drive per archiviare i file sul tuo dispositivo Android o iOS. Se in un secondo tempo decidi di disinstallare l'app, i file Drive non saranno interessati e resteranno disponibili per l'accesso da Drive sul Web.

1. In base al dispositivo, scegli una di queste opzioni:
   • Smartphone o tablet Android: tocca l'icona di Google Play.
   • Dispositivi iOS: tocca l'icona di App Store.
2. Trova e installa l'app Google Drive.
3. Apri l'app contenente il file che desideri caricare, tocca Condividi, quindi Drive.

2.1 - Verificare lo stato della sincronizzazione

Sul Web: se viene visualizzato il messaggio Caricamento completato, significa che i file sono stati caricati correttamente e sono disponibili per l'accesso da qualsiasi browser o dispositivo su cui è installato Drive.

Sul computer: quando si trascinano i file nella cartella Drive, viene automaticamente eseguita la sincronizzazione con Drive sul Web (la sincronizzazione dei file può richiedere qualche istante).

I file con l'icona delle frecce a cerchio non sono ancora stati sincronizzati in Drive.

I file con l'icona della spunta verde sono stati sincronizzati e possono essere utilizzati da Drive da qualsiasi browser o dispositivo su cui è installato Drive.

2.3 - Accedere ai file offline

* Solo browser Chrome

Le interruzioni di Internet e i lunghi viaggi in aereo non ti impediranno di lavorare in Drive.

Imposta l'accesso offline in modo tale che alla prossima interruzione del collegamento a Internet potrai visualizzare i documenti Google, utilizzare le cartelle e modificare i file memorizzati nella cartella Drive.

1. In Drive, fai clic sull'icona ingranaggio e seleziona Impostazioni.
2. Seleziona la casella nella sezione Offline.
3. Fai clic su Fine.

Nota. Per evitare che altre persone possano vedere i tuoi file, imposta l'accesso offline solo sui computer che appartengono esclusivamente a te.

3.1 - Visualizzare in anteprima e scaricare i file archiviati

Sul Web:

Per esaminare rapidamente un file Drive sul Web, fai clic sul file con il pulsante destro del mouse e seleziona Anteprima.

Nell'overlay, è possibile:

• Scorrere il documento.
• Fare clic su freccia a sinistra o su freccia a destra per visualizzare in anteprima il documento precedente o successivo in Drive.
• Fare clic su Visualizza tutti per selezionare e visualizzare in anteprima un altro documento in Drive.
• Condividere un documento con gli altri.
• Stampare il documento.
• Aprire il documento per modificarlo.
• Fare clic sull'icona di download per scaricare il documento.
• Fare clic sull'icona a X per uscire dall'anteprima.

Vuoi salvare un file su computer o dispositivo mobile per aprirlo più tardi? Scarica un file dalla schermata di anteprima facendo clic sull'icona di download. Oppure seleziona un file in Drive, fai clic sull'icona Altro e seleziona Scarica.

3.2 - Aprire i file

Sul Web:

Fai doppio clic sul file che desideri aprire.

Sul computer:

Apri i file direttamente dalla cartella Drive del computer.

a) I file della cartella Drive creati dagli editor di Documenti Google si aprono nel browser.

b) Gli altri file della cartella Drive si aprono nelle rispettive applicazioni sul computer.

3.3 - Aggiornare i file Drive

Sul Web:

Per gestire versioni di file che non sono stati creati in uno degli editor di Documenti Google:

1. Fai clic sul file con il pulsante destro del mouse e seleziona Gestisci versioni.
2. Fai clic su Carica nuova versione e seleziona un file dal computer.
3. Dopo aver caricato la nuova versione, fai clic su Chiudi.

Ora puoi tenere tutte le tue bozze in un unico file.

Sul computer:

Per aggiornare un file, basta aprirlo dalla cartella Drive del computer. Apporta le modifiche e verranno automaticamente sincronizzate con Drive sul Web.

L'operazione funziona anche in senso inverso. Le modifiche apportate in Drive sul Web vengono sincronizzate sul computer. I file e le cartelle ora sono aggiornati ovunque.

3.4 - Eliminare i file

Se rimuovi un file di tua proprietà in Drive su un dispositivo, il file viene automaticamente rimosso da Drive su tutti i tuoi dispositivi e sul Web.

Nota. I tuoi file rimossi vengono spostati nel Cestino di Drive e continuano a essere conteggiati per la quota di archiviazione totale finché non li elimini definitivamente sul Web.

Sul Web:

Seleziona i file o le cartelle da rimuovere e fai clic sull'icona cestino.

Eliminazione definitiva dei file: per eliminare in modo permanente un file nel Cestino, seleziona il file e fai clic su Elimina definitivamente. Per eliminare in modo permanente tutti i file del Cestino, fai clic su Cestino e seleziona Svuota cestino.

Sul computer:

Devi solo selezionare i file o le cartelle da rimuovere ed eliminarli come faresti con qualsiasi altro file sul computer.

3.5 - Ripristinare i file eliminati

Se cambi idea, puoi ripristinare i file rimossi in Drive.

Sul Web: dal Cestino di Drive, seleziona i file che desideri ripristinare e fai clic su Ripristina.

Sul computer: i file che rimuovi dalla cartella Drive del computer finiscono nel Cestino e possono essere ripristinati come qualsiasi altro file sul computer.

Nota. I file ripristinati dal Cestino del computer vengono nuovamente sincronizzati in Drive come nuovi file. Sul Web, il file ripristinato appare nella cartella I miei file. Una copia del file rimosso rimane nel Cestino.

4.1 - Crea le cartelle

Tutte le nuove cartelle che crei nella cartella Drive del computer o in Drive sul Web appaiono automaticamente sui tuoi dispositivi e potrai organizzarle ovunque ti trovi.

Sul Web:

Fai clic su Nuovo e seleziona Cartella.

Sul computer:

Crea nuove cartelle nella cartella Drive del computer esattamente come crei tutte le altre cartelle sul computer.

4.2 - Spostare i file nelle cartelle

Organizza i tuoi file Drive spostandoli nelle cartelle che hai creato.

Sul Web:

1. Seleziona i file che desideri spostare.
2. Fai clic sull'icona Altro e seleziona Sposta in.
3. Seleziona la cartella e fai clic su Sposta.

Puoi anche trascinare i file in I miei file a sinistra.

Sul computer:

Seleziona i file che desideri spostare e trascinali in una cartella in Drive, esattamente come faresti per spostare un file sul computer.

4.3 - Contrassegnare come Speciali i file e le cartelle importanti

Sul Web:

Contrassegna i file o le cartelle importanti in modo da trovarli rapidamente in un secondo momento. Devi solo fare clic su un file o una cartella con il pulsante destro del mouse e selezionare Aggiungi a Speciali.

Per vedere tutti i file e le cartelle che hai aggiunto a Speciali, nella barra laterale sinistra, fai clic su Speciali.

4.4 - Cercare e ordinare i file e le cartelle

Sul Web:

Dover scorrere centinaia di file solo per trovare quello di cui hai bisogno può essere complicato: prova a eseguire la ricerca in Drive.

Digita una parola o una frase nella casella di ricerca di Drive. Per velocizzare la ricerca, Drive suggerisce dei termini non appena inizi a digitare. Fai clic su un suggerimento per aprirlo oppure sull'icona della lente d'ingrandimento per visualizzare un elenco di risultati.

1. Opzioni di ricerca avanzata: nella casella di ricerca, fai clic sulla freccia in basso per visualizzare le opzioni di ricerca. Scegli un'opzione o una combinazione di opzioni per filtrare ulteriormente i risultati.
2. Opzioni di ordinamento

Fai clic sull'icona A-Z per ordinare i file in uno di questi modi:

• Ultima modifica: visualizzi gli elementi modificati di recente da chiunque (non solo da te). Questo metodo può essere utile per tenere traccia degli elementi che i tuoi collaboratori hanno modificato di recente.
• Ultima modifica eseguita da me: visualizzi i file o le cartelle che hai modificato.
• Ultimi aperti da me: trovi i file che hai aperto di recente, indipendentemente dal fatto che siano stati modificati. Questo è un ottimo sistema per tornare agli elementi visualizzati di recente, se hai chiuso per errore una scheda del browser o se non hai aggiunto qualcosa ai segnalibri.
• Nome: visualizzi i file in ordine alfabetico.

5.1 - Condividere i file e impostare i livelli di accesso e visibilità

Sul Web:

Per condividere un file di tua proprietà o che sei autorizzato a modificare:

1. Seleziona il file o la cartella che desideri condividere.
2. Fai clic sull'icona Condividi.
3. Nella casella Condividi con altri utenti:

a) Inserisci gli indirizzi email o i gruppi Google con cui desideri condividere il file.

b) Scegli il tipo di accesso che desideri concedere:

• Può modificare: i collaboratori possono aggiungere e modificare i contenuti nonché aggiungere commenti.
• Può commentare (solo file selezionati): i collaboratori possono aggiungere commenti ma non modificare i contenuti.
• Può visualizzare: le persone possono visualizzare il file ma non possono modificare i contenuti o aggiungere commenti.

c) Se desideri decidere il livello di visibilità dei file per le altre persone, ossia se vuoi che i file siano completamente privati o vuoi consentire a qualcuno sul Web di visualizzarli, fai clic su Avanzate > Cambia e scegli un'opzione. Le opzioni disponibili dipendono dalle impostazioni dell'amministratore per l'organizzazione.

4. Fai clic su Fine.

Tutte le persone con cui hai condiviso il documento riceveranno una notifica via email. Dopo aver condiviso un file, puoi ricevere il link selezionando il file e facendo clic sull'icona Link.

5.2 - Visualizzare l'attività di Drive

Sul Web:

Tieni traccia delle modifiche apportate a elementi creati o caricati in Drive, ad esempio:

• Caricamento, spostamento e rimozione
• Condivisione e annullamento della condivisione
• Ridenominazione, modifica e commenti
• Autore della modifica
• Persone interessate dalla modifica

Per visualizzare tutta l'attività in I miei file, fai clic sull'icona Informazioni.

Per visualizzare l'attività per un determinato file o una cartella specifica, seleziona il file o la cartella e fai clic sull'icona Informazioni.

5.3 - Collaborare con Documenti, Fogli, Presentazioni e Moduli

Sul Web:

Tutti gli editor di Documenti Google consentono di lavorare insieme nello stesso documento in tempo reale. L'inserimento di commenti sui file contestualizza la conversazione, evitando interminabili scambi di email e perdite di tempo.

Fai clic su Nuovo e seleziona uno dei tipi di file indicati di seguito. Ora tutto quello che devi fare è condividere il file con il tuo team per collaborare su una bozza o un problema di importanza critica.